MANUALISTICA TECNICA: COS'E' ESATTAMENTE?
Il Manuale Tecnico è uno dei documenti principali della Documentazione tecnica che accompagna un prodotto nel suo intero ciclo di vita: viene infatti considerato un vero e proprio dispositivo di sicurezza. I Manuali si differenziano tra loro per specifici aspetti, in particolar modo per il destinatario a cui si rivolgono e per l'uso a cui sono destinati.
Sono spesso, infatti, documenti obbligatori per legge, che contengono anche informazioni sull'uso in sicurezza di un prodotto e che devono accompagnarlo sul mercato per l'intero suo ciclo di vita come ad esempio il Manuale d'uso e avvertenze.
Le aziende possono avere molteplici necessità in base alle Direttive europee a cui devono sottostare e al settore di appartenenza in cui operano: in qualità di Fabbricante vi è la necessità di produrre manualistica tecnica che accompagni i prodotti dalla vendita fino alla dismissione o smaltimento.
Quando è obbligatoria?
In altri casi invece, come ad esempio il Manuale dell'installatore oppure il Manuale d'officina, si tratta di documenti tecnici non specificatamente obbligatori ma comunque importanti per trasferire informazione e formazione a figure strategiche professionali per aiutarle nel fare le cose "fatte bene".
Nel caso di Manuali Tecnici le necessità del Fabbricante sono:
🔺 garanzia di conformità del manuale a Leggi e norme vigenti (soprattutto nel caso di obbligatorietà)
🔺 personale dedicato, multidisciplinare e sempre aggiornato
🔺 qualità dei contenuti in termini di testi, illustrazioni, lay-out, facilità di fruizione
🔺 puntualità di consegna
🔺 gestione snella, anche dello storico delle versioni con recuperabilità di contenuti comuni e trasversali
🔺 costo variabile a commessa.
Nell'ambito della produzione di macchine, attrezzature e dispositivi industriali i Manuali Tecnici con cui Fabbricanti, Progettisti, Operatori e Aziende acquirenti hanno a che fare più spesso sono:
◻ Manuale d'installazione / montaggio
◻ Manuale di assemblaggio
◻ Manuale di disassemblaggio
◻ Manuale dell'operatore
◻ Manuale di officina
Questi documenti tecnici si differenziano tra loro per specifici aspetti, in particolar modo per il destinatario a cui si rivolgono e per l'uso a cui sono destinati.
Altri aspetti di forma invece li accomunano: chiarezza, sintesi, reperimento dell'informazione in modo veloce, e snellezza nella consultazione sono solo alcuni aspetti che è possibile riscontrare in Manuali che vengono redatti secondo i criteri della redazione tecnica.
Quali sono gli obiettivi del Manuale Tecnico?
✅ impartire delle istruzioni
✅ indicare delle procedure e delle sequenze di azioni da fare
✅ avvertire sui rischi e sui pericoli che possono mettere a repentaglio la sicurezza e la salute di una persona
✅ avvertire sui divieti da rispettare.
Ed ecco perché la scelta redazionale si differenzia in base a:
🔸 obiettivi e finalità: uso, manutenzione, installazione, montaggio ecc.
🔸 caratteristiche dei fruitori, più o meno esperti e specializzati a seconda del caso
🔸 leggi di riferimento anche in base allo Stato di appartenenza
🔸 settore merceologico e commerciale: un Manuale Tecnico in campo navale necessita di contenuti diversi da uno nel food!
Le regole della redazione tecnica dei Manuali Tecnici
Scrivere Manuali Tecnici significa prima di tutto comunicare, non a caso infatti la redazione di documentazione tecnica è una delle attività che rientra nel settore più ampio della Comunicazione tecnica. Scrivere contenuti tecnici non si può improvvisare, soprattutto quando i contenuti da trasferire sono definiti da norme o leggi.
Comunicare, e saperlo fare bene, non è una cosa da poco: è fondamentale assicurarsi che il messaggio arrivi intatto e chiaro nella comunicazione in generale!
Occorre che la scrittura delle informazioni sia:
⚠ semplice, libera da inutili complicazioni
Quali sono le insidie contro cui si scontra il Fabbricante?
❌ Le direttive e norme tecniche sono via via più complesse e variano sempre più spesso; diventa così molto impegnativo per un'Azienda rimanere aggiornata e aggiornare di conseguenza i manuali per non rischiare di incappare in problemi legali
❌ E' sempre più difficile avere personale dedicato solo a questa mansione: il personale interno viene distolto dalla manualistica per essere impiegato in attività più proficue, creando una lacuna nella gestione❌ Il personale non ha sufficienti conoscenze trasversali perciò compromette con errori e inesattezze la qualità dei manuali, andando ad inficiare non solo il Manuale ma anche la percezione dell'Azienda e la sua immagine
❌ Anche i ritardi nelle consegne possono essere considerevoli, sia in termini di gestione delle urgenze che di rapporto con i Clienti
❌ Il costo del personale interno dedicato alla redazione dei Manuali è un costo fisso che il Fabbricante sostiene ugualmente anche nei periodi di calo produttivo.
Che vantaggi ha un Fabbricante ad esternalizzare la redazione dei Manuali Tecnici?
✅ Rispetto delle Leggi vigenti nel settore di appartenenza, affinché sia garantita la loro conformità
✅ La qualità dei contenuti dei manuali è garantita grazie a persone con formazione costante e aggiornata su leggi, pratiche, software, grafica, lingue, terminologie, segnali normati ecc.
✅ Disponendo di risorse dedicate, la riduzione e la puntualità dei tempi di consegna
✅ Il miglioramento della gestione della manualistica: catalogando e conservando i contenuti in database appositamente dedicati, è possibile assicurarsi un riutilizzo dei contenuti già esistenti. Questo è molto utile anche per le conseguenti traduzioni!
✅ Assenza di costi fissi per il personale dedicato alla manualistica, per cui nei periodi di assenza di necessità non verrà sostenuto alcun onere.
