Sono spesso giudicate dal Fabbricante come una scocciatura burocratica e dall'Utente finale come tempo perso dietro ad un mero opuscolo allegato a un prodotto.

Eppure il Manuale d'Uso e Avvertenze è un dispositivo di sicurezza a tutti gli effetti, oltretutto spesso obbligatorio per Legge.

Lo scopo della Norma IEC IEEE 82079-1:2019 è quello di illustrare le linee guida per la progettazione e redazione di ogni tipo di Manuale di Istruzioni d'uso per prodotti di qualsiasi tipo, a favore di tutti gli Utenti che ne usufruiscono.

E' uno standard internazionale sviluppato congiuntamente dagli Enti di normazione IEC (International Electrotechnical Commission), IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers) e ISO (International Organization for Standardization). 

Garantire che le istruzioni per l'uso siano di elevata qualità è l'obiettivo!

Chi sono le parti coinvolte nella preparazione di istruzioni d'uso?

Fabbricanti, Comunicatori Tecnici, Redattori Tecnici, illustratori Tecnici, Traduttori, Progettisti software e Professionisti del settore impegnati nell'attività di ideazione e redazione della Documentazione tecnica.

L'approccio alla progettazione e redazione spiegato nella norma IEC IEEE 82079-1:2019 aiuta i Fabbricanti nell'adempiere alle responsabilità.

Quali sono queste responsabilità?

▶ Documentare il processo di preparazione dei manuali, inclusi i metodi utilizzati per raccogliere, organizzare e presentare le informazioni; tale documentazione può essere richiesta per dimostrare la conformità alle norme e per scopi di tracciabilità

▶ Assicurare conformità a leggi e regolamenti europei, applicabili in relazione alla documentazione dei prodotti

▶ Fornire manuali di istruzioni chiari e completi di informazioni dettagliate sull'uso, l'installazione, la manutenzione, la risoluzione dei problemi e avvertenze di sicurezza del prodotto

▶ Aggiornare e tenere traccia delle modifiche apportate al prodotto nel corso del tempo

Il tutto mettendo in atto controlli come la revisione interna dei manuali, l'uso di test di usabilità, le prove di sicurezza macchine o la consultazione di esperti di Documentazione Tecnica a riprova della conformità alla norma.

Quali sono gli aspetti da analizzare nella redazione del Manuale d'uso e Avvertenze di qualità? 

     🔶 Definizione del target di destinazione

Tiene conto del livello di conoscenza, competenza e abilità dell'Utente.

     🔶 Struttura e contenuti del manuale

Comprende le informazioni sulla sicurezza e la risoluzione dei problemi, la descrizione del prodotto e il suo utilizzo corretto, le istruzioni per l'installazione e la manutenzione.

     🔶 Strumenti e supporti aggiuntivi

Migliorano l'usabilità del manuale di istruzioni; sono inclusi i glossari, gli indici ed elenchi puntati, le tabelle, le icone e i simboli, e tutte le altre caratteristiche che semplificano la navigazione come le check-list.

     🔶 Istruzioni per la sicurezza adeguate, chiare e comprensibili

Il testo deve essere conciso e facilmente comprensibile, grazie anche all'uso di forme di supporto visivo, come grafici e illustrazioni, per migliorare la comprensione delle informazioni. L'obiettivo è ridurre i rischi durante l'uso del prodotto e quindi anche il testo è sviluppato secondo richieste imperative: "Interrompere l'alimentazione" piuttosto che "Accertarsi di aver interrotto l'alimentazione".

     🔶 Accessibilità

L'utilizzo di tecniche come il testo in grande, il contrasto adeguato, la descrizione di immagini e grafici, rendono i manuali di istruzioni accessibili a tutte le persone, compresi utenti con disabilità cognitive, non vedenti o ipovedenti.

     🔶 Traduzione e localizzazione

Per mantenere la coerenza e l'accuratezza delle informazioni, è utile fornire indicazioni sulla traduzione in altre lingue e sulla localizzazione dei contenuti.

     🔶 Documentazione associata coerente

Ne fanno parte le schede tecniche, i certificati di conformità, gli avvisi di sicurezza e altri documenti rilevanti come le linee guida per l'organizzazione dei documenti e la formazione dell'Utilizzatore se necessaria; queste vengono portate in associazione al Manuale di istruzioni.

     🔶 Gestione del ciclo di vita dei manuali

Aggiornare regolarmente il ciclo di vita dei manuali garantisce coerenza con le modifiche apportate al prodotto nel corso del tempo, come le nuove funzionalità, gli aggiornamenti di sicurezza o le modifiche di design. Inoltre è utile specificare come e dove avviene la conservazione e i diversi formati con i quali possono essere distribuiti.

     🔶 Responsabilità del Fabbricante

I manuali devono essere completi e sviluppati in conformità con la norma e con tutte le leggi e regolamentazioni applicabili, comprese quelle relative alla sicurezza del prodotto.

❗ Realizzare le istruzioni per l'uso non significa soltanto impaginare dei concetti ❗

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 Ci occupiamo di redazione di Manuali tecnici e consulenza per la Marcatura CE (Valutazione dei rischi, Fascicolo tecnico); ma anche di Cataloghi ricambi e Traduzioni tecniche professionali.

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