Sì, è vero, è una domanda scomoda e decisamente di parte… ma pensiamo sia giusto affrontarla con dovizia perché sono diverse le aziende che ancora oggi in prima visita ci chiedono proprio questo:
“Come è possibile esternalizzare la redazione dei nostri manuali tecnici considerando il know-how che serve sui nostri prodotti? Che vantaggi avremmo?”
Questo ci fa capire che l’argomento redazione di Documentazione Tecnica (e tutto ciò che essa comporta) non è ancora ben compreso nella sua complessità, e neanche nelle responsabilità che esso porta con sé.
Partiamo da una piccola premessa che serve a collocare il tema che stiamo affrontando, per arrivare poi a rispondere alla domanda sui manuali.
PREMESSA
La redazione di manuali tecnici come il Manuale d’uso e manutenzione o il Manuale di istruzioni è una delle attività prevalenti del settore della Comunicazione tecnica, quella branca di comunicazione che si pone l’obiettivo di progettare e redigere informazioni tecniche spesso complesse trasformandole in informazioni di facile comprensione e fruizione.
Rientrano in questo settore anche:
◼ la redazione di Fascicoli tecnici di costruzione (con relative Valutazioni dei rischi, Prove strumentali, calcolo del Performance Level)
◼ la redazione di Cataloghi per la gestione dei ricambi
◼ la redazione dei documenti per le Validazioni GMP GAMP
◼ la redazione dei documenti necessari per l’iter certificativo di Marcatura CE di un prodotto.
In base al tipo di documento tecnico che si deve redigere si apre un mondo a parte: dagli obblighi di legge a cui conformarsi (e non sono pochi!) alla qualità dei contenuti (testi, illustrazioni, segnali normati, prove di laboratorio ecc.), dall’appeal per l’utente finale alla realizzazione di traduzioni tecniche certificate.
👉 Una prima riflessione che possiamo fare è che già da queste poche righe si comprende facilmente l’ampiezza delle competenze necessarie per progettare, redigere e gestire la documentazione tecnica di prodotto.
REDAZIONE DI MANUALI TECNICI: QUALI SONO LE NECESSITÀ DEL FABBRICANTE?
Partiamo con lo specificare che ci sono manuali obbligatori per Legge come ad esempio il Manuale d’uso e avvertenze, e manuali che non lo sono come ad esempio il Manuale d’officina (qui i tipi di manuali di cui un’azienda ha più spesso bisogno); a seconda del caso le necessità sono comprensibilmente diverse.
Nel caso di manuali obbligatori le NECESSITÀ del fabbricante sono più cospicue, e sono le seguenti:
1️⃣ garanzia di conformità del manuale a Leggi e norme vigenti
2️⃣ personale dedicato, multidisciplinare e sempre aggiornato
3️⃣ qualità dei contenuti in termini di testi, illustrazioni, lay-out, chiarezza d’esposizione, facilità di fruizione
4️⃣ puntualità di consegna
5️⃣ gestione snella, anche dello storico delle versioni con recuperabilità di contenuti comuni e trasversali
6️⃣ costo variabile a commessa.
La reazione nel 99,99% dei casi dopo la lettura di questo elenco è
“Giusto, ma riesco a fare tutto internamente”
oppure
"Il nostro prodotto è troppo complesso da poter gestire esternamente"
La reazione nel 70% dei casi dopo 1 anno dall’applicazione interna di questo elenco è
“Pensavo di farcela, non immaginavo fosse così vasto e complesso!”
oppure
"Ho capito che i nostri progettisti interni non hanno le competenze necessarie per realizzare la documentazione tecnica in modo adeguato".
REDAZIONE DI MANUALI TECNICI: QUALI SONO LE PROBLEMATICHE DEL FABBRICANTE?
In effetti le PROBLEMATICHE con cui il fabbricante si scontra quando prova a gestire la manualistica tecnica internamente sono proprio queste:
1️⃣ direttive e norme tecniche sono sempre più complesse, variano sempre più spesso (es. la Direttiva Macchine 2006/42/CE che si sta trasformando in Regolamento) e ne vengono pubblicate di nuove (es. il Regolamento UE 2019/1020 sulla vigilanza del mercato e conformità dei prodotti introdotti nello Spazio Economico Europeo)
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❌ Diventa così molto impegnativo per un’azienda rimanere aggiornata, e aggiornare di conseguenza i manuali per non rischiare di incappare in problemi legali
2️⃣ è sempre più difficile avere personale dedicato solo a questa mansione, poiché sempre più spesso la stessa risorsa umana viene utilizzata anche per altre attività
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❌ il personale interno viene così distolto dalla manualistica per essere impiegato in attività più proficue per l’azienda, creando una lacuna nella gestione interna
3️⃣ il personale non ha sufficienti conoscenze trasversali perciò compromette con errori e inesattezze la qualità dei manuali
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❌ così viene inficiato non solo il manuale ma anche l’immagine aziendale poiché il manuale tecnico rientra a pieno titolo tra gli strumenti che contribuiscono alla percezione di qualità dell’azienda e del prodotto a cui si riferisce
4️⃣ i tempi di consegna del manuale dipendono direttamente dal personale interno coinvolto, che potrebbe essere assente per ferie, malattia ecc. provocando ritardi nelle consegne che potrebbero anche essere considerevoli
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❌ i ritardi delle consegne possono poi portare a conseguenti problemi di pagamento di vario tipo, oltre che a difficoltà nella gestione delle urgenze
5️⃣ la gestione dei manuali si fa sempre più complessa sia a seguito dei punti precedenti, sia perché diventano obsoleti necessitando fisiologicamente di essere rinnovati sempre più di frequente
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❌ diventa così molto impegnativo per l’azienda riuscire a “restare sul pezzo”
6️⃣ il costo del personale dedicato alla redazione dei manuali è un costo fisso, indipendentemente dall’andamento del mercato e dell’azienda
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❌ nei periodi di calo produttivo il fabbricante sostiene ugualmente un costo per la redazione dei manuali poiché esso non è proporzionato ai volumi di produzione ma è direttamente collegato al costo del personale interno coinvolto.
👉 La riflessione che nasce da questa analisi è che come sempre occorre provare per poter rendersi conto delle cose, e poterle così valutare in modo più oggettivo.
CHE VANTAGGI HA UN FABBRICANTE A ESTERNALIZZARE LA REDAZIONE DEI MANUALI TECNICI?
Se ti affidi a uno studio professionale specializzato come lo siamo noi (piccolo spazio pubblicità 😄), allora puoi stare certo che tutte le tue necessità elencate sopra saranno ampiamente soddisfatte, grazie a questi concreti motivi:
1️⃣ redigiamo manuali tenendo conto delle Leggi vigenti nel tuo settore di appartenenza, affinché sia garantita la loro conformità
2️⃣ abbiamo uno staff numeroso ed esperto di manuali, persone con una formazione trasversale che formiamo in modo costante per garantire un aggiornamento totale su leggi, pratiche, software, grafica, lingua, terminologia, segnali normati ecc.
3️⃣ la qualità dei contenuti dei manuali è garantita grazie al punto 2 ma anche grazie ad una minuziosa attività di check pre-consegna impostata attraverso il nostro sistema di gestione Qualità
4️⃣ riduciamo notevolmente i tempi di consegna, considera infatti che spesso la maggior parte del manuale può essere realizzata, nel caso di una macchina, solo dopo che questa è stata assemblata. Questo significa che grazie alla nostra organizzazione puoi assolvere all’obbligo di Legge di accompagnamento di alcuni manuali alla macchina e garantire la puntualità di consegna al tuo cliente pur essendo i tempi molto stretti!
5️⃣ Snelliamo la gestione della manualistica perché cataloghiamo e conserviamo i tuoi contenuti in database appositamente dedicati a te, assicurandoci così un riutilizzo massimo dei contenuti già esistenti. Questo è molto utile anche per le conseguenti traduzioni del manuale!
6️⃣ Sebbene ti sembrerà di aver acquisito un nuovo collega per la capacità di integrarci nei tuoi processi documentali… nella realtà restiamo un tuo fornitore esterno a tutti gli effetti. Questo significa che non hai costi fissi per il personale dedicato alla manualistica, perciò negli eventuali periodi di calo di lavoro o di assenza di necessità non dovrai sostenere alcun costo per i manuali.
CONCLUSIONI
Anche se questo articolo può sembrarti una marchetta spudorata, in realtà abbiamo tenuto molto a descrivere oggettivamente come stanno le cose, frutto dell’esperienza (e anche di errori!) acquisita nei nostri 20 anni di questo mestiere.
Come sai ogni realtà aziendale è a sé stante, tanti fattori e ragionamenti cambiano in base alla dimensione dell'azienda, all’organizzazione e alla disponibilità di risorse interne.
Siamo però certi che ti sei ritrovato in diversi dei 6 punti che abbiamo analizzato (se non in tutti!) perché sappiamo che questa è la realtà nella maggior parte dei casi.
Come hai visto ci sono tanti vantaggi nell’esternalizzare la redazione dei tuoi manuali tecnici ma… ricordati sempre di metterti in buone mani 😉
IN TAL caso… CONTATTACI!!