Il Manuale di Istruzioni è considerato il Re dei manuali tecnici, è un vero e proprio dispositivo di sicurezza (al pari ad esempio dei DPI Guanti di protezione) e, tra le altre informazioni, avverte su pericoli e rischi in cui si può incorrere nell’uso di un prodotto.
La sua rilevanza è avvalorata dalla presenza di più norme tecniche che ne dettano i requisiti in termini di forma e contenuti, come la norma UNI EN ISO 20607:2019 – PRINCIPI DI REDAZIONE DEL MANUALE DI ISTRUZIONI che è di fondamentale importanza per prodotti come macchine e quasi-macchine.
LA NORMA UNI EN ISO 20607:2019
La norma UNI EN ISO 20607:2019 è stata armonizzata dalla Direttiva Macchine 2006/42/CE e detta i principi di redazione che devono avere le istruzioni dei prodotti rientranti nel campo di applicazione di questa direttiva.
Questo significa che seguire la 20607:2019 durante la progettazione e redazione del Manuale di istruzioni ne presume la conformità alla Direttiva Macchine in merito alle indicazioni fornite su questo argomento.
Se l’obiettivo delle Istruzioni è quello di fornire agli operatori informazioni e avvertenze in modo efficace e chiaro sull’uso corretto e sicuro di macchine e quasi- macchine durante il loro ciclo di vita, allora si capisce quanto preziosa sia questa norma: essa va oltre ai requisiti dettati da altre norme tecniche (come la UNI EN ISO 12100:2010 o la IEC/IEEE 82079-1:2019) fino a specificare ad esempio quali font (tipi di carattere), stili di formattazione e colori sono da utilizzare per raggiungere gli obiettivi di efficacia e chiarezza.
PRINCIPI DI REDAZIONE DEL MANUALE DI ISTRUZIONI SECONDO LA NORMA UNI EN ISO 20607:2019
Essendo le istruzioni in larga parte formate da informazioni di sicurezza, la norma 20607:2019 ci ricorda che è fondamentale raggiungere lo scopo di comunicarle in modo efficace, semplice e snello.
Il metodo Read-Think-Use (Leggi-Pensa-Usa) è quello che permette di raggiungere tale scopo attraverso:
✅ Vocabolario e terminologia comprensibili
cioè per redigere le istruzioni occorre ad esempio
◼ usare termini standard di uso comune, oppure termini tecnici noti
◼ semplificare e sintetizzare avvalendosi di tabelle, elenchi, diagrammi, grafici ma anche di una scrittura logica e sequenziale, oltre che cronologica
◼ essere coerenti nelle unità e nei termini usati
◼ usare la forma attiva
◼ rendere il testo facile da tradurre.
Di seguito esempi tratti dall' Allegato C – Raccomandazioni per la scrittura delle istruzioni
✅ Elevata leggibilità e completezza dei contenuti
cioè si richiede che nelle istruzioni i simboli testuali e grafici debbano essere leggibili secondo ad esempio queste regole (valide per i formati cartacei)
🟢 usare un carattere che risulti chiaro e di dimensione sufficiente per essere considerato leggibile
🟢 usare un’altezza minima del font di 1,5 mm
🟢 usare un range della dimensione del font da 8 a 14 punti per il testo continuo
🟢 evitare quanto possibile il testo in maiuscolo
🟢 usare i formati grassetto, corsivo per far risaltare stringhe di testo rispetto al carattere normale (ad esempio per precauzioni, avvertenze e istruzioni di sicurezza)
🟢 evitare il formato sottolineato perché crea confusione nella lettura
🔵 individuare un metodo convenzionale per enfatizzare le informazioni di interesse speciale (ad esempio titoli e sottotitoli)
🔵 usare titoli brevi e chiari per organizzare le informazioni affinché siano facilmente reperibili
🔵 usare il colore su quelle parti/azioni/controlli/componenti che l’operatore deve identificare facilmente e velocemente
🟠 articolare la struttura delle informazioni in sezioni, capitoli, intestazioni ecc. per velocizzare l’operatore nel loro reperimento
🟠 distinguere dal resto dei contenuti le avvertenze e i pittogrammi di pericolo e sicurezza (per questo riferirsi alle norme ISO 7000 e ISO 7010)
🟣 Improntare un lay-out che dia all’operatore un’idea di completezza dei contenuti (ad esempio utilizzando un sommario e la numerazione delle pagine) e faciliti al contempo la ricerca dei contenuti.
A tal proposito il modello proposto come esempio per le informazioni essenziali, rilevanti per l’utente, che possono essere inserite in un manuale di istruzioni è il seguente:
◼ Elementi base del manuale di istruzioni (frontespizio, sommario, scopo del manuale ecc.)
◼ Sicurezza
◼ Panoramica della macchina
◼ Trasporto, movimentazione e stoccaggio
◼ Assemblaggio, installazione e messa in funzione
◼ Impostazioni del fabbricante
◼ Operazioni
◼ Cambio prodotto o capacità
◼ Ispezione, test e manutenzione
◼ Pulizia e sanificazione
◼ Ricerca guasti, risoluzione dei problemi e riparazione
◼ Smantellamento, disabilitazione e rottamazione
◼ Documenti e disegni
◼ Indice
◼ Glossario
Di seguito un esempio tratto dall’Allegato B – Presentazione e formattazione
CONCLUSIONI
Spesso siamo soliti dire che applicare le norme tecniche significa “fare le cose fatte bene” e garantirsi sonni tranquilli.
La norma UNI EN ISO 20607:2019 ne è la dimostrazione e rappresenta un punto di riferimento imprescindibile per la progettazione e redazione di Manuali di istruzioni per macchine e quasi-macchine conformi ai requisiti di legge.
Se l’obiettivo delle istruzioni d’uso è garantire l’utilizzo sicuro e corretto di una macchina, va da sé che la comunicazione di queste informazioni passa anche attraverso la modalità visiva con cui vengono esposte:
un grassetto, un font, un colore, un lay-out possono contribuire a garantire la sicurezza e tutelare la salute di un operatore!
Anche questi aspetti sono alla base della Comunicazione tecnica, sembrano cose di poco conto ma non lo sono per niente... lo sapevi?
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Ph: pixabay.com
Fonte: norma UNI EN ISO 20607:2019