Chi di mestiere scrive Istruzioni di uso, installazione, riparazione, manutenzione (il Comunicatore Tecnico) sa che regina di questi scritti è la Procedura.
Una Procedura è un ordine sequenziale di operazioni/attività da svolgere per raggiungere un determinato scopo. Il più classico degli esempi? La ricetta!
Partendo infatti dagli ingredienti a disposizione, e seguendo una sequenza ordinata di operazioni, si ottiene la vivanda desiderata.
“Se non comprendo bene le operazioni previste dalla ricetta, cosa succede?”
Se sto seguendo le istruzioni per fare una pizza 🍕 posso ad esempio incappare in una pasta lievitata male se non ho capito il passaggio della lievitazione, oppure in una base strinata se temperatura del forno o tempo di cottura indicati mi sono parsi ambigui.
Traslando il concetto di procedura nelle istruzioni di uso di una macchina o di un impianto 🏭 si capisce bene che una procedura mal scritta può far passare guai seri al costruttore.
La procedura affinché sia efficace deve:
✔ essere chiara, completa e non dare adito ad ambiguità
✔ essere scritta ricordandosi che si stanno fornendo indicazioni a qualcuno che le leggerà (es. il fabbricante, il fornitore, l’utilizzatore)
✔ essere formata al massimo da 12 comandi e, per ognuno, indicare al massimo 2 operazioni da svolgere
✔ usare gli elenchi numerati per fornire maggior leggibilità ed efficacia comunicativa
✔ usare le regole di denominazione dei componenti (es. attributi di forma, di posizione)
✔ usare denominazioni brevi e che includono la funzione
✔ usare la terminologia tecnica adeguata
Facciamo qualche esempio:
◼ Terminologia Durante la fase di sollevamento della gru l’operatore viene schiacciato tra la gru e il mezzo di sollevamento riportando gravi lesioni personali. Se descrivendo le operazioni di smontaggio dell’attrezzatura pertinente ad una gru scrivo Attenzione, avviso il lettore che l’attenzione nello svolgimento dell’operazione deve essere massima poiché vi è per lui pericolo di vita; se per la stessa operazione invece scrivo Importante, invito il lettore a soffermarsi sullo svolgimento di un’operazione che non compromette la sua vita. C’è una bella differenza!
◼ Sequenza ordinata Durante lo svolgimento di opere di contenimento in un cantiere, manovrando una palancola con un vibroinfissore essa si stacca e cade provocando una vittima, scoprendo poi successivamente che in nessun punto della procedura di utilizzo del vibroinfissore è stato contemplato in modo esplicito l’obbligo di utilizzare una catena di sicurezza, obbligo che avrebbe salvato la vita di una persona.
Si poteva evitare?
Certamente sì, scrivendo procedure a regola d’arte grazie alle indicazioni fornite da norme come la IEC 82079-1:2019.
Se necessiti di rivedere le procedure all'interno dei tuo manuali... contattaci!